Jaarovergang uitvoeren

Aan het begin van een nieuw schooljaar moet de jaarovergang in Klasbord Ouderapp uitgevoerd worden. Er kunnen drie situaties voorkomen. Hieronder worden ze alle drie toegelicht.

Jaarovergang met MOO-koppeling

  • Werk het LAS bij naar het nieuwe schooljaar.
  • Voer de MOO synchronisatie in Klasbord Ouderapp aan het begin van het schooljaar uit via Beheer > Groepen > MOO-synchronisatie 

Naar boven

Jaarovergang met een EDEXML bestand

Stap 1 – Exporteer een nieuw EDEXML bestand vanuit je LAS 

  • Werk het LAS bij naar het nieuwe schooljaar.
  • Exporteer een EDEXML bestand vanuit je LAS en sla deze op je computer op. Kies een map die je gemakkelijk kunt terugvinden. 

Stap 2 – Importeer het EDEXML bestand 

  • Ga in Klasbord Ouderapp naar Beheer Importeren en selecteer vanaf je computer het nieuwe EDEXML bestand. 

Stap 3 – Controleer de gegevens 

Nadat je het EDEXML bestand hebt geselecteerd zie je een overzicht van alle leerkrachten, groepen en leerlingen die geïmporteerd zullen worden:

Het systeem controleert automatisch of de leerlingen en leerkrachten al bestaan in Klasbord Ouderapp. Als dit niet het geval is wordt er een nieuwe leerling of leerkracht aangemaakt. 

Bestaande leerlingen 

Bij bestaande leerlingen wordt in de linkerkolom de leerling vanuit het EDEXML bestand weergegeven en in de rechterkolom de leerling die al in Klasbord Ouderapp aanwezig is. Controleer of deze hetzelfde zijn. Wanneer dit niet het geval is kun je vanuit het dropdown menu de juiste naam opzoeken. 

Stap 4 – Importeer de gegevens 

  • Klik onderaan het import scherm op de knop Importeren
  • Ga na het importeren naar het groepenoverzicht en controleer of de gegevens juist zijn geïmporteerd. Let erop dat het schooljaar correct staat ingesteld.
  • Het schooljaar wordt automatisch overgezet. 

Goed om te weten

Berichten van het vorige schooljaar blijven beschikbaar in de tijdlijn en in de berichtenbox. Ouders kunnen deze in het nieuwe schooljaar nog steeds bekijken.
Accounts van schoolverlaters worden door de EdexML import niet verwijderd. Het verwijderen van accounts moet handmatig gebeuren. Wanneer er ouders aan een kind gekoppeld zijn wordt het account van de ouders niet verwijderd wanneer je het account van het kind verwijderd.

Naar boven

Jaarovergang zonder LAS-integratie

Deze situatie is van toepassing als de school in Klasbord ouderapp groepen en gebruikers toe wil voegen zonder gebruik te maken van een koppeling met MOO en ook niet vanuit een LAS. 

Een jaarovergang zonder MOO of EDEXML koppeling is het veranderen van het schooljaar waaronder de groep geregistreerd staat. 

  • Ga in Klasbord Ouderapp naar Beheer > Groepen.
  • Klik op Nieuwe groep.
  • Vul de groepsnaam in en selecteer het volgende schooljaar.
  • Selecteer groepstype ‘klas’ en klik op opslaan.
  • Nadat je op opslaan hebt geklikt worden er nieuwe tabbladen weergegeven.
  • Voeg bij de tabbladen Leerkrachten en Beheerders eerst de leerkrachten en groepsbeheerders toe aan de groep.
  • Voeg bij het tabblad Leerlingen de leerlingen van de groep toe. Alle ouders die aan deze leerlingen gekoppeld zijn zullen ook automatisch als lid aan de groep gekoppeld worden.
  • Zijn er geen leerlingen toegevoegd aan de omgeving of zijn er ouders die niet aan leerling zijn toegevoegd, dan kan je bij het tabblad Leden deze ouders toevoegen.
  • Ga terug naar het tabblad Groep. Klik op Opslaan om je instellingen op te slaan en daarna op Annuleren om terug naar het groepenoverzicht te gaan.


“in het groepen overzicht zie je standaard alleen de groepen van het huidige schooljaar. Omdat je een groep voor volgend schooljaar hebt gemaakt, zal je deze voor 1 augustus niet in het overzicht terugzien. Klik op het drop-down menu waar je het huidige schooljaar ziet staan en selecteer hier het volgende schooljaar om de groepen van dat schooljaar te zien”

  • Herhaal bovenstaande stappen om zo alle groepen toe te voegen.

Scholen die een Standaard groep hebben en geen schooljaar gekoppeld hebben, hoeven geen jaarovergang uit te voeren.

Naar boven

Wat veranderd er allemaal bij een jaarovergang?

Alle groepen met een schooljaar worden gearchiveerd. Er kunnen geen nieuwe berichten meer in die groep geplaatst worden, maar je kan alle berichten nog gewoon teruglezen. Ook kan je foto’s uit een groep van vorig jaar nog gewoon selecteren voor je Klasboek. Berichten in je berichtenbox blijven daar gewoon staan, wel kunnen de personen aan wie ouders en medewerkers een bericht kunnen sturen aangepast worden doordat ze in een andere groep worden geplaatst.  Wanneer correct uitgevoerd zien ouders de tijdlijn van de groepen waar ze op dat moment aan gekoppeld zijn, scroll je naar beneden dan kan je ook de berichten van vorig schooljaar zien. Wanneer er ouders aan een kind gekoppeld zijn wordt het account van de ouders niet verwijderd wanneer je het account van het kind verwijderd.

Vragen?

Als je vragen hebt over de jaarovergang, neem dan contact op met onze servicedesk via 074 240 46 66, of via de online servicedesk.

Is je vraag hiermee beantwoord? Bedankt voor de feedback Er is een probleem opgetreden bij de verzending van je feedback. Probeer het alsjeblieft later nog een keer.